Je las dit artikel eerder op mijn LinkedIn: hier.
Planningen en overzichten maken is niets nieuws. Ook ik doe het al vele jaren. Geliefde methodes voor mij waren uitgebreide Excel-sheets voor projecten. Of Word-docs met bulletpoints om zeker te zijn dat ik niets zou vergeten. Voor elk project maakte ik een nieuw document aan. Dit werkte prima, aan de andere kant bracht het ook een nieuw, maar herkenbaar probleem met zich mee. De digitale variant van stapelen, je wordt na een tijdje gewoon bang om eraan te beginnen.
Ik houd graag overzichten bij. Nog meer voor wat ik moet doen, maar zelfs ook voor wat ik gedaan heb. Zo kan ik altijd snel zien wat er vandaag, morgen en de komende dagen moet gebeuren. Maar kan ik ook terugkijken hoe ik dat in het verleden deed. Ik doe het voor mijn werk, voor taken in het huishouden en zelfs voor mijn workouts. Ik heb op mijn laptop mappen vol met planningen en logboeken.
Een digitale stapel
Die mappen vol met logboeken en planningen lijken misschien heel overzichtelijk. Wanneer het er echter heel veel worden, dan is dat overzicht snel verdwenen. Moet je toch weer met behulp van een zoekfunctie kijken of je een document kan vinden. En wanneer je niet zo strikt ben in de titels als ik, dan kan het best lastig worden om terug te vinden wat je zoekt. Zo heeft de digitalisering je dus niets verder geholpen. Een paperless office is dan nog net zo rommelig. Je ziet het alleen niet meer.
Juist dan is de hulp van AI van grote waarde. Een systeem als Notion is daar een goed voorbeeld van. Het is de ideale manier om allerlei soorten overzichten simpel in elkaar te zetten en ook nog eens op één plek bij elkaar te bewaren. Het maakt het nog gemakkelijker om te zorgen dat alles klopt.
Alles op een centrale plek
Sinds ik zelf met Notion werk, is dat digitale stapelen verleden tijd. In plaats van voor elk project een apart Word- of Excel-bestand te maken, heb ik nu eenn centrale werkplek. Een project krijgt daar zijn eigen pagina, met een duidelijk dashboard, to-do’s, notities en deadlines allemaal bij elkaar. Zodat zoeken ook niet meer nodig is.
Wat een half jaar geleden nog een wirwar van documenten in verschillende mappen was, is nu overzichtelijk verbonden. Ik zie in één oogopslag wat er speelt, wat er aankomt en wat al is afgerond. En als ik iets terug wil vinden van maanden geleden? Dan zoek ik gewoon in Notion zelf, zonder eindeloos door bestandsnamen te klikken.
En het mooiste: ik hoef niet alles zelf te bedenken. Met wat hulp van Notion AI kan ik sneller structuur aanbrengen, samenvattingen maken van aantekeningen of zelfs nieuwe overzichten laten genereren. Niet perfect, wel heel erg handig.
Herken je die digitale stapel bij jezelf ook? Als je wil, kan ik je helpen. Neem contact op!
Geef een reactie